Sai lầm thường gặp của quản lý mới mà tôi gặp lại ở gần như mọi lớp học
Lớp quản lý mới nào của tôi cũng có một buổi tôi gọi đùa là “buổi thú tội”. Mỗi người kể một quyết định trong ba tháng đầu mà giờ nghĩ lại thấy ngượng. Đã nhiều năm rồi, nhưng danh sách lỗi gần như không đổi. Người khác nhau, công ty khác nhau, ngành khác nhau, vậy mà cứ vấp vào đúng mấy chỗ đó.
Lý do thì cũng dễ hiểu. Người được đề bạt thường là người giỏi chuyên môn nhất nhóm, nên phản xạ tự nhiên là giải quyết mọi thứ bằng tay mình. Thêm áp lực muốn chứng tỏ với cấp trên, ngại ánh mắt đồng nghiệp cũ, và nhiều công ty bổ nhiệm xong là thả, chẳng có khóa chuyển tiếp nào. Dưới đây là sáu sai lầm thường gặp của quản lý mới mà tôi nghe nhiều nhất trong buổi thú tội, xếp theo thứ tự hay gặp.
Sáu cái bẫy, kể theo đúng giọng người trong cuộc
Ôm việc vì “mình làm nhanh hơn”
Câu này tôi nghe nhiều tới mức có thể đoán trước. Đúng là bạn làm nhanh hơn, ít nhất là trong tuần này. Nhưng mỗi việc bạn ôm về là một việc đội không được tập. Ba tháng sau bạn làm thêm giờ mỗi tối, còn đội thì vẫn y như lúc bạn mới nhận. Tôi hay ví người quản lý ôm việc như cái phễu bị nút: càng đổ vào nhiều, càng tắc.
Dấu hiệu dễ thấy nhất là lịch của bạn kín mà lịch của đội thì thong thả.
Kèm quá sát, tới mức người ta không dám tự quyết
Đây là anh em sinh đôi của cái bẫy trên. Không ôm việc nữa, nhưng giao xong lại hỏi mỗi hai tiếng một lần, sửa lại từng câu trong email. Dân trong nghề gọi là micromanagement (quản lý vi mô, kiểm tra từng bước nhỏ của cấp dưới). Nhân viên bị kèm như vậy lâu dần sẽ hỏi ý bạn trước mọi quyết định nhỏ, và bạn lại than là họ không chủ động.
Cách gỡ tôi dạy là thống nhất trước vài mốc kiểm tra, ngoài mốc đó thì để yên. Và chấp nhận một điều hơi khó nuốt: việc người khác làm được tám phần theo cách của họ vẫn hơn việc bạn làm trọn mười phần thay họ, vì lần sau họ sẽ làm được chín.
Ngại góp ý, để lỗi lặp lại cả quý
Sợ mất lòng nên không nói. Lỗi lặp lại. Người làm tốt trong đội nhìn thấy, bắt đầu bất mãn vì làm tốt hay làm ẩu cũng như nhau. Tới kỳ đánh giá cuối năm thì mọi thứ dồn lại thành một cuộc nói chuyện nặng nề mà người nghe thấy như bị úp sọt.
Góp ý sớm, góp riêng, và nói vào hành vi cụ thể chứ đừng nói vào tính cách. “Báo cáo tuần này nộp trễ hai ngày, phòng kế toán phải chờ” dễ nghe hơn nhiều so với “dạo này em lơ là quá”.
Nhiều học viên hỏi tôi năm đầu này nằm ở đâu trong cả con đường làm quản lý, và sau đó còn những bậc nào. Ai muốn nhìn xa hơn có thể đọc bài hướng dẫn tổng quan nghề quản lý điều hành của tôi, rồi quay lại đây soát tiếp ba cái bẫy còn lại.
Muốn làm bạn với tất cả
Tôi hiểu cảm giác này, nhất là khi bạn lên quản lý chính những người hôm qua còn đi ăn trưa cùng. Nhưng muốn ai cũng quý mình thì sẽ né các quyết định khó: không dám từ chối đề xuất, không dám nhắc người thân nhất trong nhóm. Thân thiện thì vẫn được. Có điều luật áp cho người này thì cũng phải áp cho người kia. Đội tha thứ cho một sếp mới vụng về dễ hơn nhiều so với một sếp mới thiên vị.
Đổi vội để tạo dấu ấn
Tuần đầu đã đổi mẫu báo cáo, tháng đầu đã đổi quy trình duyệt. Có cái đổi đúng, nhưng đội phản ứng ngầm vì không ai được hỏi, và vì bạn chưa hiểu lý do đằng sau cách làm cũ. Nhiều cách làm trông dở thật ra là vết sẹo của một sự cố nào đó trước khi bạn tới.
Michael Watkins có cuốn “The First 90 Days” bàn kỹ về giai đoạn này. Tôi tóm cho học viên theo kiểu dễ nhớ: tháng đầu nghe là chính, tháng thứ hai làm vài việc cải thiện nhỏ mà ai cũng thấy lợi, tháng thứ ba mới tính chuyện thay đổi lớn. Lịch này không cứng, nhưng thứ tự thì nên giữ.
Im lặng với cấp trên
Cái bẫy này ít người nhắc vì nó không diễn ra trong phòng mình. Quản lý mới thường tập trung vào đội mà quên rằng sếp của mình cũng cần thông tin. Báo cáo chỉ toàn tin tốt, rủi ro thì giấu cho tới khi giấu không nổi. Kết quả là tới kỳ đánh giá bị bất ngờ, hoặc lúc cần thêm người thêm ngân sách thì không ai ở trên hiểu vì sao.
Hẹn với cấp trên một buổi định kỳ, thống nhất kỳ vọng cho ba tháng và sáu tháng đầu. Báo cả cái đang chạy tốt lẫn cái đang có dấu hiệu trục trặc. Sếp nào cũng thích nghe tin xấu sớm hơn là nghe muộn.
Biết bẫy rồi, làm gì để đỡ sập
Ba thói quen tôi hay giao cho học viên ngay tuần đầu. Thứ nhất, trong hai tuần đầu gặp riêng từng người trong đội, hỏi họ đang vướng gì và muốn được hỗ trợ ra sao. Thứ hai, tìm một người cố vấn đã từng làm quản lý, ở phòng khác cũng được, để có chỗ hỏi những tình huống không tiện mang lên sếp. Thứ ba, ghi lại các quyết định quan trọng kèm lý do, rồi cuối quý đọc lại.
Thói quen thứ ba nghe nhỏ nhưng tôi thấy nó giúp nhiều nhất. Đọc lại sổ sau ba tháng, phần lớn học viên tự nhận ra mình đã rơi vào bẫy nào mà không cần ai chỉ. Mắc lỗi trong năm đầu là chuyện ai cũng qua. Lặp lại đúng một lỗi suốt cả năm mà không nhận ra mới là điều đáng ngại.
Và nếu được, hãy nói thẳng với đội rằng bạn đang học vai trò mới, mong mọi người góp ý. Câu đó không làm bạn mất uy. Nó mở cửa cho đội dám nói về lỗi của chính họ.
Bài của Lâm Quốc Việt.
