Giám đốc chi nhánh làm gì khi phải điều hành một doanh nghiệp thu nhỏ
Tôi hay bảo học viên tưởng tượng thế này: trụ sở chính giao cho bạn một văn phòng, một đội người, một con số chỉ tiêu, rồi nói “cuối quý gặp lại”. Từ lúc đó tới cuối quý, chuyện gì xảy ra ở đó là chuyện của bạn. Người nhận bàn giao ấy chính là giám đốc chi nhánh (branch manager hay branch director, tùy công ty gọi).
Vị trí này có nhiều nhất ở ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, công ty phân phối, logistics và các chuỗi dịch vụ. Quy mô thì rất khác nhau. Có chi nhánh chỉ hơn chục người, có chi nhánh vài trăm người với đủ phòng kinh doanh, kế toán, hành chính. Nhưng câu hỏi giám đốc chi nhánh làm gì thì ở đâu cũng xoay quanh ba trục giống nhau.
Một chi nhánh là doanh nghiệp thu nhỏ, nhưng không phải của mình
Điểm này người mới hay quên. Theo Bộ luật Dân sự và Luật Doanh nghiệp, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc (không phải pháp nhân riêng, hoạt động nhân danh doanh nghiệp mẹ). Nghĩa là giám đốc chi nhánh không có toàn quyền như ông chủ. Bạn được ký hợp đồng trong một hạn mức, quyết nhân sự ở một số cấp, chi tiêu trong ngân sách đã duyệt. Vượt ra ngoài thì phải trình lên.
Quyền đó nằm trong điều lệ, quy chế nội bộ và giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật. Tôi luôn dặn học viên: ngày đầu nhận chi nhánh, việc đầu tiên là đọc kỹ giấy ủy quyền của mình. Ký vượt hạn mức, dù với ý tốt, có thể khiến cá nhân bạn phải chịu trách nhiệm.
Ngày làm việc chạy theo ba trục
Trục đầu là kinh doanh. Sáng thường mở bằng báo cáo kết quả hôm trước, rồi họp nhanh với các trưởng phòng. Giám đốc chi nhánh nhận chỉ tiêu từ trên xuống và chia nó ra cho từng phòng, từng nhóm, rồi theo dõi hàng tuần xem ai đang tụt. Phần lớn thời gian còn lại là gặp người: khách hàng lớn, đối tác địa phương, đôi khi cả cơ quan quản lý trên địa bàn. Ở ngân hàng, mấy cuộc gặp này có khi quyết định cả quý.
Trục thứ hai là con người. Tuyển ai, đào tạo ai, đề xuất khen ai, điều chuyển ai. Một giám đốc chi nhánh ít khi tự tay làm nghiệp vụ, nhưng phải biết chỗ nào trong chi nhánh đang yếu người. Để hình dung vị trí này nằm ở bậc nào, từ trưởng nhóm lên trưởng phòng rồi tới đây và cao hơn nữa là giám đốc vùng, bạn có thể xem lộ trình trong nghề quản lý điều hành mà tôi đã tổng hợp.
Trục thứ ba là tuân thủ, và đây là trục nặng nhất trong tài chính, bảo hiểm. Quy trình nội bộ, quy định ngành, kiểm toán nội bộ định kỳ. Tôi hay so nó với phanh xe. Không ai mua xe vì phanh tốt, nhưng thiếu phanh thì không dám chạy nhanh.
Ba trục kéo nhau theo ba hướng. Dồn hết vào kinh doanh thì chi nhánh tăng nhanh mà rủi ro tích lại. Dồn vào tuân thủ thì an toàn nhưng đi chậm. Người làm lâu năm là người biết nghiêng về phía nào vào tháng nào.
Áp lực đến từ cả trên lẫn dưới
Trụ sở chính đòi con số. Nhân viên thì mong được dẫn dắt và được bênh khi có chuyện. Giám đốc chi nhánh đứng giữa, và hay bị cám dỗ nới lỏng quy trình một chút để kịp chỉ tiêu cuối quý. Đó là cái bẫy tôi thấy nhiều người rơi vào nhất trong ngành tài chính.
Một tình huống tôi hay đưa ra cho học viên thảo luận: còn ba ngày là hết quý, chi nhánh thiếu chút nữa là đạt chỉ tiêu, và có một hồ sơ khách hàng lớn còn thiếu một giấy tờ phụ. Duyệt luôn thì đạt số. Chờ đủ giấy thì trễ quý. Không có đáp án đẹp, nhưng người đã quen chọn cách thứ nhất thì sớm muộn cũng có một lần trả giá đắt.
Cách đánh giá một chi nhánh mạnh, theo tôi, không phải nhìn một quý bùng nổ, mà nhìn xem lúc giám đốc đi công tác hai tuần thì mọi thứ có còn chạy không. Nếu còn, nghĩa là bạn đã làm được việc khó nhất: xây đội ngũ, chứ không chỉ chạy số.
Người lên được ghế này thường đã qua nhiều năm trong ngành, vài năm làm trưởng phòng hoặc phó giám đốc chi nhánh. Nền tảng hay gặp là kinh tế, tài chính, quản trị kinh doanh. Ở ngân hàng, ai có kinh nghiệm thẩm định tín dụng và quản trị rủi ro thì lợi thế hơn hẳn. Thêm một kỹ năng nữa ít được nói tới: đọc báo cáo tài chính thạo, vì đó là ngôn ngữ chung khi bạn nói chuyện với trụ sở chính.
Hai câu hay được hỏi về ghế này
Giám đốc chi nhánh có phải người đại diện theo pháp luật không?
Thường là không. Người đại diện theo pháp luật là của doanh nghiệp, còn giám đốc chi nhánh là người đứng đầu chi nhánh, hành động theo ủy quyền của người đại diện đó. Một số trường hợp đặc biệt thì tùy điều lệ từng công ty.
Giám đốc chi nhánh khác giám đốc vùng ở đâu?
Giám đốc chi nhánh lo một đơn vị cụ thể và sát việc hằng ngày. Giám đốc vùng quản nhiều chi nhánh trong một khu vực, ít đụng việc vận hành hơn, chủ yếu phân bổ nguồn lực và chỉ tiêu giữa các chi nhánh.
Phần quyền hạn và ủy quyền ở trên chỉ là nét chung, mỗi doanh nghiệp quy định cụ thể khác nhau trong điều lệ và quy chế riêng.
Bài của Lâm Quốc Việt.
